档案数字化加工过程中的项目质量控制办法

时间：2024-03-05 09:05:16 来源：档案管理软件作者：档案数字化加工

1.1.4.案卷质量控制
1、合理改进和优化项目流程，减少接触档案实物的岗位，档案在内部岗位流转时，须交接清楚，并在签收单上签字确认。
2、所有档案实物统一由档案管理员集中管理，各岗位操作人员需领取实物档案时，由档案管理员统一分发并相互核对确认。
3、档案管理员每天要对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。
4、每天下班前操作人员必须及时归还完成的档案，未完成档案由操作人员妥善保管；归还档案时，由档案管理员检查档案实物的完整性，是否有缺失，损坏，涂改现象，确保档案的安全性和完整性。
5、档案装订后，由相关负责人统一排列上架，在档案运输过程中，必须由2 个以上人员配送，防止档案丢失。
6、档案传递由专人负责，对档案员调取案卷进行核查，阅卷结束后收回案卷。认真做好传送卷宗过程中的登记工作。保护移送档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密。不得违反操作流程，将未验收归档的档案传递或提供查阅；严禁接收组、扫描组或其他组工作人员代为移送档案。

1.1.5.扫描服务控制
采用高速、平板扫描仪；
2）对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张高速平板扫描。
3）文件的存储格式为JPG多页文档或者 PDF 多页文档格式。
4）对档案页面字迹清晰、不带插图的档案，黑白页面采用黑白二值模式进行扫描，彩色页面采用彩色模式扫描；对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描。分辨率一般为300dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为 600dpi 或更高。
5）扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页文件名规定的文件名，差错率不得超过 1%。
6）对扫描后的每页图像文件进行检查、存储。
7）在保留原扫描的每页图像文件的同时，利用软件工具把同一份纸质文件的多个图像文件合并为一个多页JPG格式文件或者多页 PDF 格式文件，文件名采用规定格式进行命名。
8）将档案扫描形成的图像文件全部刻录成光盘，并提供详细清单，不得有差错。
9）刻录盘片要求是独立包装的高质量光盘。
10）将扫描合并后的（多页JPG式或者多页 PDF 格式）每份图像文件对照数据库原有的目录数据，批量挂接并导入数据库。
1.1.6.著录报务控制
1、按原目录编目、系统录入按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和用户的要求(即上述案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档案目录数据库。并将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。
2、自拟目录编目、系统录入按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和用户的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。
3、目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
4、一稿双录、人机校验同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来(显红)，且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。
目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在档案馆管理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过 1%；
根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在档案馆目录管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误。
1.1.7.数据挂接服务控制
数据挂接：将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接档案查询软件系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到 100％正确。
1.1.8.档案加工软件实行全流程监控
我公司将采取软件质检、专人质检、交叉质检、项目经理质检、客户质检和联合质检 6 大措施来严把质量关，确保档案加工质量始终符合客户方的要求。

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